在大多数西方国家，研究生院的录取工作主要由研究生院（具体是招生办公室）和具体专业院系的录取委员会（Admission Committee）共同负责，前者主要负责检查申请材料的完备性（包括检查申请费是否已经按时交纳），而后者主要负责评审申请者的资质并最终做出是否录 取的决定。
大多数学校都要求申请材料统一寄到研究生院（当然，也有少数学校要求你把材料寄到系里面，而申请费和表格寄到研究生院）。研究生院的招生办公室收到 材料以后，开始检查是否所有材料都交齐了，申请费交了没有，ETS寄出的TOEFL和GRE（GMAT/LSAT/MCAT）正式成绩单有没有到 达，TOEFL成绩有没有达到研究生院的最低录取要求，是否符合研究生院制定的其他各项录取标准。如果没有发现问题，研究生院将申请材料归档，并将申请材 料（除了申请费）送交具体院系的录取委员会；如果发现申请材料有问题，则马上和申请人联系，要求补交材料。
当材料送交院系以后，接着 就是各院系录取委员会的工作了。录取委员会主要由该专业的教授组成，一般由Dean或者Associate Dean挂帅，也有些学校由于申请量太大，会邀请一些专业人士参加。他们审阅并讨论你的申请材料，如果有可能的话，还要安排一个interview，最终 决定你是否被录取。申请者最终被分为三类：被录取的、被拒绝的和难以取舍的（这批人会出现在waiting list里面）。各个学校的录取机制不尽相同：有些学校到了申请截止日才开始审阅申请材料，而有些则收到材料就开始审阅（rolling system，商学院大多采用这种方式）；有些学校将教授分组，每组（一般三个人）看一部分申请材料，而有些学校为了显示公平性，要求录取委员会的成员看 每一位申请者的材料；有些学校要求教授在给申请者面试之前不准翻阅申请者的材料，以免产生不客观的第一印象，而有些学校要求面试官必须看完申请者的材料才 能开始面试，这样问的问题才具体、深入……
在申请过程中，你可能还会和另两类人打交道，这里也稍作介绍：
第一类人是院系分管录取工作的秘书。申请材料上一般会给你两个人 的联系方式供你提问，一个是研究生院招生办公室的，还有一个就是院系分管录取工作的秘书。如果你有问题联系前者，一般不会得到详细的解答，因为此人不可能 对每个院系的具体情况都非常了解。由于申请人数非常多，有些学校的招生办公室可能根本不回答问题，而只是给你一个自动回复（内容一般是常见问题解答 FAQ）4)。还有些学校的招生办公室会直接把你所申请的院系秘书的联系方式告诉你，让你向他咨询。所以，如果申请时遇到问题，最好还是直接联系院系分管 录取工作的秘书。此人对申请过程中的具体细节了如指掌，并会回答你申请过程中的绝大部分问题——其中有些重要信息是申请材料上没写的，比如今年的计划录取 人数5），历年招收中国学生的比例，你的GRE和TOEFL成绩是否符合院系默认的标准6）等等，甚至会给你申请建议。如果此人还是录取委员会的评审委 员，还能够影响录取委员会考虑是否把你作为最合适的选择。因此，不要不屑于和此人联系，并在联系的时候尽量礼貌，但不要经常骚扰此人，提些无理要求。
第二类人就是院系里面的教授。国外的教授分为professor（拿到tenure的教授），associate professor（国内译成副教授，和professor惟一的区别就是没有拿到tenure），assistant professor（助理教授）和lecturer（讲师）。一般来讲，排在越前面的越容易拿到项目，也就越可能有钱养自己的学生。另外，排在越前面的也 越容易进入录取委员会，所以，如果你想套辞的话，应该尽量向professor或associate professor套。