一般常见的是申请者把有关成绩文件、申请表格、履历、推荐信等寄送至学院负责该事务的办公室(有的学校是Admission Office)，或直接寄到系、所里，每所学校情况不一。负责学院日常事务的职员，会先将申请者寄来的文件资料汇齐(如果缺件，他会函告你补寄，自己应注意才是）。然后加以初步审核，诸如各成绩单的真伪与有效性如何，是否到达研究部要求的“一般标准”。若是初步审核通过，便将申请者“全案”移送各系、所审理。
审查的标准
“全案”送至各系、所后，便由“审查委员会”或“审查小组”成 员一一审阅各申请者的资料并发表意见。通常各系、所要求的标准较学院高出很多，是否被接受入学，或给予财务补助均由各系、所发表意见后送学院处理。一般而 言，学院负责人会尊重各系、所的行政决定，配合处理。在决定是否给予申请者奖学金之前，会有一番挑选的程序。有些甚至先挑选几个来面试，以了解个人的能 力、兴趣、抱负、需要奖学金的程度和使用计划。有些学校在审查委员会发表意见后，将所有申请者划分为三类：1)条件最好，一定给奖学金;2)条件还不错，可以考虑给奖学金，如果系、所经费另有来源的话;3)条件太差，根本免谈。有的则根据申请者的综合条件及各委员的意见，依好坏顺序排列。如果只有十个奖学金名额，那么就由条件最好的前十名申请者获得。有些著名大学，如哈佛、耶鲁、普林斯顿等申请入学竞争非常激烈，凡得到入学许可者皆有奖学金。有些学校某些科系研究经费充裕(如理工方面)，研究生特别是博士生，只要被录取，几乎个个有奖学金。
大多数学校的外国留学生都起码要准备第一学期或第一学年的费用，然后再找机会。这些人入学后申请奖学金的程序和新生未入学时申请程序并无不同。先送个人资料到某一单位统一初步审理，然后转送系、所相关委员会(系、所以外的奖学金，主要依其性质组织代表委员挑选)。比较占便宜的是老生，消息比较灵通，和教授比较熟，沟通能力也比较好。若是第一学期或第一学年成绩表现优秀或有特别专长，老生“中选”的机会很大。