申请研究院通常有两种时机，一种时机是大学毕业后直接申请进入研究院就读，待取得学位后再踏入社会。计划直接就读研究生院的学生，在大学时最好开始 为研究院课程做准备和规划，修读相关的预备课程，以具备直接申请相关主修专业的资格。另一种时机则在大学毕业，有过工作经验后再申请研究院。美国有些研究院科系要 求申请人有工作经验，例如企管硕士，也就是通常所说的MBA课程，要求学生至少要有两年以上的工作经验，比较好的学生往往要求三年以上工作经验。由于 MBA课程的目的在于培养经理级的人才，因此在工作三至五年之后就读MBA课程，对于学生的职业发展比较有利。有了工作经验再申请研究院的另一优点是，取 得硕士学位后重新寻找工作，在职场上也占有优势。
不过，面对国大学生就业难的现状，估计选择大学毕业后直接申请美国大学硕士研究生的人数将进一步增加。因此，在申请竞争的过程中，越早准备，申请到理想大学的成功率越高。通常情况下，从大学二年级开始准备申请美国大学硕士研究生课程，时间还是比较充分的。
申请研究院需要准备以下所需文件：
一、申请表
申请表的长度从一两页到七八页都有。申请表上必须填写申请人姓名、出生日期、婚姻状况、学历、经历，准备修读的主科与学位。有些学校的申请表还包含课外活 动记录、特殊才华等。在填写申请表时，姓名的英文拼写要与学历、护照等证件内的英文名字相符。填写学习经历时，要以倒述方式填写，即最近的先写，逐年向前 追溯。
二、网上填表
现在，美国各大学的申请表都可以在网上填写并自行下载打印。另外，大部分学校也提供网上申请。申请时，学生需要网上登记，设定自己的登录名称和登录密码，登录以后在网上填写自己的申请资料。如果一次不能填写完成申请表，可以先退出，下次再进入网络继续完成，也可以随时更新资料。
三、申请费
美国各校申请费各不相同，平均在50美元至100美元之间。申请人可购买银行本票、汇票或用美国本土的银行支票支付。无论是银行本票、汇票还是支票，抬头应写上申请学校的校名。申请费应连同其他文件一并寄出。
四、成绩单
申请研究院要附上大学四年的成绩单及毕业证书。如果学校核发正式的英文版本，申请时可直接附上；如果学校发的是中文版本，则除了中文正本外，还要经过公证的英文版本。成绩单上要有课程科目名称、学分、学业平均成绩。成绩单应向就读的学校申请密封盖印。
五、托福成绩
母语非英语的外国学生，通常都要附上托福成绩以表示英语程度。参加托福考试的学生可要求美国教育考试服务中心直接寄成绩单到指定申请的学校。托福成绩邮寄到学校通常要6周至8周时间，委托邮寄时需要缴纳邮寄费用。托福分数要求各校、各科略有不同，可以直接从学校科系网上或学校科系查询。目前，由于托福考试采用了机考形式，每年的考位有限，需要提前网上报名。
六、专业考试成绩
申请理工科、文科、教育、艺术等科系，通常要求附GRE专业考试成绩；申请商业管理科系MBA则要求附GMAT专业考试成绩；申请法律专业则要求附LSAT专业考试成绩；申请医科则要求附MCAT专业考试成绩。